BAN QUẢN TRỊ NHÀ CHUNG CƯ PHẢI CÔNG KHAI NHỮNG KHOẢN THU, CHI NHƯ THẾ NÀO?
Trong quá trình quản lý, sử dụng nhà chung cư, các khoản kinh phí do Ban quản trị quản lý có liên quan trực tiếp đến quyền và lợi ích của chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư. Vì vậy, việc thu, chi và quản lý tài chính của Ban quản trị phải được thực hiện công khai, minh bạch, đúng mục đích và theo quy chế đã được Hội nghị nhà chung cư thông qua.
Ban quản trị nhà chung cư phải công khai, minh bạch các khoản thu, chi
Theo Điều 24 Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư ban hành kèm theo Thông tư 05/2024/TT-BXD, quy chế hoạt động và quy chế thu, chi tài chính của Ban quản trị tòa nhà chung cư, cụm nhà chung cư phải được Hội nghị nhà chung cư thông qua, bảo đảm công khai, minh bạch và tuân thủ quy định của pháp luật về nhà ở cũng như các quy định pháp luật có liên quan.
Đối với quy chế thu, chi tài chính, các nội dung chủ yếu phải được xác định rõ gồm:
Thứ nhất, các khoản thu do Ban quản trị quản lý. Quy chế phải quy định cụ thể về các khoản thu, người đứng tên tài khoản hoạt động và tài khoản quản lý kinh phí bảo trì phần sở hữu chung do Ban quản trị quản lý. Đồng thời, phải có quy định về kỳ hạn tiền gửi đối với kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư.
Thứ hai, thù lao và chi phí hoạt động của Ban quản trị. Quy chế phải quy định mức thù lao của từng thành viên Ban quản trị và các khoản chi phí phục vụ cho hoạt động của Ban quản trị.
Thứ ba, trách nhiệm trong việc thu và chi kinh phí. Việc phân công trách nhiệm phải được xác định rõ, bao gồm người thực hiện thu kinh phí, người thay mặt Ban quản trị ký duyệt các khoản chi phục vụ hoạt động của Ban quản trị, người ký văn bản đề nghị rút kinh phí bảo trì phần sở hữu chung và người thực hiện các thủ tục thanh quyết toán với đơn vị bảo trì, đơn vị quản lý vận hành.
Thứ tư, quy trình rút tiền và hồ sơ chứng từ. Quy chế phải quy định trình tự rút tiền cũng như hồ sơ, giấy tờ cụ thể để thực hiện thủ tục rút tiền tại các tài khoản do Ban quản trị quản lý.
Thứ năm, việc ghi chép và quản lý chứng từ tài chính. Trách nhiệm ghi chép, quản lý sổ sách, hóa đơn, chứng từ liên quan đến các khoản thu, chi tài chính của Ban quản trị phải được phân công cụ thể.
Ngoài ra, quy chế còn phải quy định mức tiền mặt tối đa Ban quản trị được rút để trực tiếp thanh toán cho đơn vị thực hiện bảo trì phần sở hữu chung; mức kinh phí được sử dụng để thực hiện các công việc bảo trì đột xuất mà không phải tổ chức họp Hội nghị nhà chung cư hoặc xin ý kiến của các chủ sở hữu.
Đặc biệt, quy chế phải có quy định về xử lý vi phạm trong trường hợp chi tiêu sai mục đích, chiếm dụng kinh phí hoặc có sai phạm trong việc ghi chép, quản lý sổ sách, hóa đơn, chứng từ thu, chi tài chính.
Như vậy, việc công khai tài chính của Ban quản trị không chỉ dừng lại ở việc thông báo tổng số tiền đã thu hoặc đã chi mà còn phải được thực hiện trên cơ sở một quy chế rõ ràng về nguồn thu, nội dung chi, thẩm quyền phê duyệt, quy trình rút tiền và quản lý chứng từ.
Ảnh minh họa ( Intetnet)
Ban quản trị có trách nhiệm báo cáo việc thu, chi kinh phí bảo trì
Theo Điều 148 Luật Nhà ở, đối với nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu, Ban quản trị có trách nhiệm quản lý, sử dụng kinh phí bảo trì theo quy chế thu, chi tài chính do Hội nghị nhà chung cư quyết định và báo cáo Hội nghị nhà chung cư về việc thu, chi khoản kinh phí này.
Đây là một trong những trách nhiệm quan trọng nhằm bảo đảm các khoản kinh phí do Ban quản trị quản lý được sử dụng đúng mục đích và phục vụ lợi ích chung của nhà chung cư.
Ban quản trị đồng thời có trách nhiệm lựa chọn, ký kết hợp đồng bảo trì phần sở hữu chung và giám sát hoạt động bảo trì theo quy định. Đối với trường hợp nhà chung cư có đơn vị quản lý vận hành, Ban quản trị thực hiện các quyền, trách nhiệm liên quan đến việc ký kết hợp đồng cung cấp dịch vụ quản lý vận hành theo quy định của pháp luật và quyết định của Hội nghị nhà chung cư.
Trường hợp nhà chung cư không yêu cầu phải có đơn vị quản lý vận hành và Hội nghị nhà chung cư giao Ban quản trị thực hiện quản lý vận hành thì Ban quản trị thực hiện việc thu, chi kinh phí quản lý vận hành theo quyết định của Hội nghị nhà chung cư.
Ban quản trị phải thực hiện đúng quy chế thu, chi đã được thông qua
Một điểm đáng lưu ý là Ban quản trị không được tự ý quyết định các khoản thu, chi vượt quá quyền hạn hoặc không phù hợp với quy chế hoạt động, quy chế thu, chi tài chính đã được Hội nghị nhà chung cư thông qua.
Theo Luật Nhà ở, Ban quản trị có trách nhiệm thực hiện đúng quy chế hoạt động và quy chế thu, chi tài chính của Ban quản trị nhà chung cư đã được Hội nghị nhà chung cư thông qua.
Ban quản trị cũng phải chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước chủ sở hữu và người sử dụng nhà chung cư nếu thực hiện quyền, trách nhiệm không đúng quy định.
Đối với những quyết định vượt quá quyền và trách nhiệm được pháp luật hoặc quy chế hoạt động quy định, quyết định đó không có giá trị pháp lý. Trường hợp việc vượt quá quyền hạn dẫn đến xác lập hoặc thực hiện giao dịch dân sự thì được xử lý theo quy định của Bộ luật Dân sự.
Tùy theo tính chất, mức độ vi phạm, thành viên Ban quản trị có hành vi vi phạm còn có thể bị xử phạt vi phạm hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự. Nếu gây thiệt hại thì phải thực hiện trách nhiệm bồi thường theo quy định của pháp luật.
Chủ sở hữu có quyền yêu cầu minh bạch trong quản lý tài chính nhà chung cư
Việc quản lý tài chính tại nhà chung cư liên quan trực tiếp đến quyền lợi của nhiều chủ sở hữu và người sử dụng. Do đó, các khoản thu, chi cần được thực hiện theo đúng quy trình, có hồ sơ, chứng từ và được báo cáo theo quy định.
Bên cạnh việc quản lý kinh phí bảo trì, Ban quản trị còn phải thực hiện các công việc khác theo quyết định của Hội nghị nhà chung cư và quy định của pháp luật. Trong quá trình hoạt động, Ban quản trị có trách nhiệm cung cấp thông tin theo quy chế, tiếp nhận và phản hồi kiến nghị của chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư.
Việc công khai, minh bạch các khoản thu, chi không chỉ giúp chủ sở hữu có cơ sở theo dõi tình hình sử dụng kinh phí chung mà còn góp phần hạn chế các tranh chấp, khiếu nại phát sinh trong quá trình quản lý, vận hành nhà chung cư.
