TỪ NGÀY 10/9/2026, NGƯỜI SỬ DỤNG LAO ĐỘNG GIỮ BẢN CHÍNH GIẤY TỜ CỦA NHÂN VIÊN CÓ THỂ BỊ PHẠT ĐẾN 50 TRIỆU ĐỒNG
Trong quan hệ lao động, việc quản lý hồ sơ nhân sự là yêu cầu thường xuyên của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc quản lý hồ sơ không đồng nghĩa với việc người sử dụng lao động được quyền giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng hoặc chứng chỉ của người lao động.
Pháp luật lao động hiện hành quy định rõ những hành vi người sử dụng lao động không được thực hiện khi giao kết và thực hiện hợp đồng lao động. Đáng chú ý, từ ngày 10/9/2026, hành vi giữ bản chính giấy tờ của người lao động có thể bị xử phạt với mức tiền lên đến 50 triệu đồng đối với tổ chức, doanh nghiệp.
Người sử dụng lao động có được giữ bản chính giấy tờ của nhân viên?
Theo khoản 1 Điều 17 Bộ luật Lao động 2019, số 45/2019/QH14, người sử dụng lao động không được thực hiện một số hành vi trong quá trình giao kết và thực hiện hợp đồng lao động.
Trong đó, pháp luật nghiêm cấm việc giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động. Quy định này nhằm bảo vệ quyền tự do việc làm và quyền quản lý giấy tờ cá nhân của người lao động, đồng thời ngăn ngừa tình trạng doanh nghiệp sử dụng việc giữ giấy tờ để gây khó khăn hoặc hạn chế quyền nghỉ việc, chuyển việc của người lao động.
Bên cạnh việc giữ bản chính giấy tờ, người sử dụng lao động cũng không được yêu cầu người lao động thực hiện biện pháp bảo đảm bằng tiền hoặc tài sản khác cho việc thực hiện hợp đồng lao động. Đồng thời, người sử dụng lao động không được buộc người lao động thực hiện hợp đồng lao động để trả nợ cho mình.
Như vậy, doanh nghiệp có thể yêu cầu người lao động cung cấp thông tin, tài liệu cần thiết để phục vụ việc tuyển dụng, giao kết và quản lý quan hệ lao động theo quy định. Tuy nhiên, doanh nghiệp không được giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng hoặc chứng chỉ của người lao động.
Quy định cấm này được áp dụng trong cả quá trình giao kết và thực hiện hợp đồng lao động, không chỉ giới hạn tại thời điểm tuyển dụng hoặc ký hợp đồng.
Giữ giấy tờ gốc của người lao động: Mức phạt từ 20 đến 50 triệu đồng
Theo điểm a khoản 2 Điều 15 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, từ ngày 10/9/2026, người sử dụng lao động có hành vi giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng hoặc chứng chỉ của người lao động khi giao kết hoặc thực hiện hợp đồng lao động có thể bị phạt tiền từ 20 triệu đồng đến 25 triệu đồng.
Tuy nhiên, mức phạt cụ thể còn phụ thuộc vào chủ thể vi phạm là cá nhân hay tổ chức.
Theo khoản 1 Điều 7 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, mức phạt tiền quy định tại Điều 15 là mức phạt áp dụng đối với cá nhân. Trường hợp người vi phạm là tổ chức thì mức phạt tiền bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.
Theo đó, mức xử phạt được xác định như sau:
- Người sử dụng lao động là cá nhân: Phạt tiền từ 20 triệu đồng đến 25 triệu đồng;
- Người sử dụng lao động là tổ chức, doanh nghiệp: Phạt tiền từ 40 triệu đồng đến 50 triệu đồng.
Đây là mức xử phạt đáng lưu ý đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là những đơn vị vẫn có thói quen yêu cầu nhân viên nộp và giữ bản chính căn cước, văn bằng, chứng chỉ trong suốt thời gian làm việc.
Không chỉ bị phạt tiền, doanh nghiệp còn phải trả lại giấy tờ đã giữ
Ngoài hình thức xử phạt tiền, người sử dụng lao động vi phạm còn phải thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả theo quy định.
Cụ thể, theo điểm d khoản 3 Điều 15 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, người sử dụng lao động vi phạm bị buộc trả lại bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ đã giữ của người lao động.
Như vậy, doanh nghiệp không thể lựa chọn việc tiếp tục giữ giấy tờ gốc và chấp nhận nộp phạt.
Khi phát hiện hành vi vi phạm, bên cạnh trách nhiệm chịu phạt tiền, người sử dụng lao động còn phải chấm dứt việc giữ giấy tờ và hoàn trả bản chính cho người lao động theo quy định.
Đối với doanh nghiệp, đây cũng là vấn đề cần được rà soát trong quy trình tuyển dụng, tiếp nhận hồ sơ và quản lý nhân sự để tránh phát sinh vi phạm.
Ai có thẩm quyền ký hợp đồng lao động?
Bên cạnh quy định về những hành vi bị cấm, người sử dụng lao động và người lao động cũng cần lưu ý đến thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động.
Theo Điều 18 Bộ luật Lao động 2019, về nguyên tắc, người lao động phải trực tiếp giao kết hợp đồng lao động.
Đối với người lao động từ đủ 18 tuổi trở lên, người lao động trực tiếp thực hiện việc giao kết hợp đồng.
Đối với người lao động từ đủ 15 tuổi đến chưa đủ 18 tuổi, việc giao kết hợp đồng phải có sự đồng ý bằng văn bản của người đại diện theo pháp luật.
Trường hợp người chưa đủ 15 tuổi tham gia quan hệ lao động thì việc giao kết hợp đồng được thực hiện bởi người chưa đủ 15 tuổi và người đại diện theo pháp luật của người đó theo quy định.
Đối với công việc theo mùa vụ hoặc công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng, nhóm người lao động từ đủ 18 tuổi trở lên có thể ủy quyền cho một người trong nhóm giao kết hợp đồng lao động.
Trong trường hợp này, hợp đồng phải được lập bằng văn bản và có hiệu lực đối với từng người lao động trong nhóm. Kèm theo hợp đồng phải có danh sách ghi rõ họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú và chữ ký của từng người lao động.
Người nào được ký hợp đồng lao động phía doanh nghiệp?
Về phía người sử dụng lao động, người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động có thể là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền theo quy định.
Đối với cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân, người giao kết có thể là người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được ủy quyền. Đối với hộ gia đình, tổ hợp tác hoặc tổ chức khác không có tư cách pháp nhân, hợp đồng có thể được giao kết bởi người đại diện của hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức đó hoặc người được ủy quyền.
Trường hợp cá nhân trực tiếp sử dụng lao động thì cá nhân đó cũng có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động theo quy định.
Một điểm cần đặc biệt lưu ý là người được ủy quyền giao kết hợp đồng lao động không được tiếp tục ủy quyền lại cho người khác.
Do đó, trong trường hợp hợp đồng lao động được ký theo ủy quyền, người ký phải trực tiếp thực hiện việc giao kết trong đúng phạm vi được ủy quyền và không được tự ý chuyển quyền ký cho một chủ thể khác.
Doanh nghiệp cần lưu ý gì từ ngày 10/9/2026?
Quy định mới là vấn đề các doanh nghiệp, tổ chức sử dụng lao động cần chủ động rà soát trong công tác quản trị nhân sự.
Doanh nghiệp nên kiểm tra lại quy trình tiếp nhận hồ sơ của người lao động, đặc biệt là các yêu cầu liên quan đến căn cước, giấy tờ tùy thân, văn bằng và chứng chỉ.
Việc yêu cầu người lao động cung cấp bản sao hoặc thông tin cần thiết để hoàn thiện hồ sơ cần được phân biệt rõ với việc giữ bản chính giấy tờ.
Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần rà soát các nội quy, quy chế tuyển dụng, hợp đồng lao động và thỏa thuận với người lao động để bảo đảm không có nội dung trái với quy định của pháp luật lao động.
