Hướng dẫn trình tự đăng ký lao động đối với người lao động thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc từ ngày 01/7/2026
Từ ngày 01/7/2026, việc đăng ký lao động đối với người lao động thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc được thực hiện theo các quy định của Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024 và Nghị định số 318/2025/NĐ-CP của Chính phủ. Đây là một trong những nội dung quan trọng nhằm hoàn thiện cơ sở dữ liệu về người lao động, đồng thời bảo đảm việc tham gia và thụ hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội được thực hiện đầy đủ, kịp thời và đúng quy định của pháp luật.
Việc thực hiện đăng ký lao động không chỉ giúp cơ quan quản lý nhà nước nắm bắt chính xác tình hình sử dụng lao động mà còn góp phần bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động trong quá trình làm việc. Theo đó, trình tự, thủ tục đăng ký lao động được thực hiện như sau:
Trình tự đăng ký lao động đối với người lao động tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc
Bước 1: Người lao động cung cấp thông tin đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội
Theo quy định tại khoản 1 Điều 5 Nghị định số 318/2025/NĐ-CP, người lao động có trách nhiệm cung cấp đầy đủ các thông tin liên quan trong Tờ khai đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội cho người sử dụng lao động.
Các thông tin kê khai phải bảo đảm tính trung thực, chính xác và đầy đủ theo yêu cầu của pháp luật. Đồng thời, người lao động phải chịu trách nhiệm đối với những nội dung đã cung cấp. Việc kê khai đúng ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế các trường hợp phải điều chỉnh, bổ sung hồ sơ trong quá trình tham gia bảo hiểm xã hội, qua đó bảo đảm quyền lợi của người lao động được giải quyết nhanh chóng và thuận lợi hơn.
Bước 2: Người sử dụng lao động thực hiện đăng ký thông tin lao động
Sau khi tiếp nhận thông tin từ người lao động, người sử dụng lao động có trách nhiệm thực hiện việc đăng ký thông tin lao động khi nộp hồ sơ đăng ký hoặc điều chỉnh thông tin tham gia bảo hiểm xã hội theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội và các văn bản hướng dẫn thi hành.
Đây là trách nhiệm bắt buộc của người sử dụng lao động nhằm bảo đảm việc quản lý lao động được thực hiện thống nhất, đồng thời giúp người lao động được tham gia bảo hiểm xã hội đầy đủ, đúng thời hạn theo quy định của pháp luật.
Việc đăng ký đúng và kịp thời còn góp phần hạn chế các rủi ro pháp lý có thể phát sinh đối với doanh nghiệp trong quá trình sử dụng lao động, đặc biệt là các vấn đề liên quan đến nghĩa vụ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc.
Bước 3: Đồng bộ và chia sẻ dữ liệu về người lao động
Sau khi hồ sơ được cơ quan bảo hiểm xã hội tiếp nhận và xử lý, toàn bộ thông tin đăng ký lao động của người lao động sẽ được đồng bộ, chia sẻ với cơ sở dữ liệu về người lao động theo quy định.
Việc kết nối, liên thông dữ liệu này giúp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước trong lĩnh vực lao động và bảo hiểm xã hội, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho người lao động khi thực hiện các thủ tục hành chính có liên quan trong tương lai.
Bên cạnh đó, việc số hóa và đồng bộ thông tin còn góp phần xây dựng hệ thống quản lý lao động hiện đại, minh bạch, giảm thiểu giấy tờ, tiết kiệm thời gian và chi phí cho cả người lao động, doanh nghiệp cũng như cơ quan quản lý.
Cách thức thực hiện thủ tục đăng ký lao động
Theo quy định hiện hành, thủ tục đăng ký lao động đối với người lao động thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc được thực hiện theo các quy định của Luật Bảo hiểm xã hội và các văn bản hướng dẫn thi hành.
Người sử dụng lao động có thể thực hiện việc đăng ký thông qua các phương thức phù hợp theo quy định của cơ quan bảo hiểm xã hội, bảo đảm hồ sơ được tiếp nhận và xử lý đúng thời hạn. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính cũng giúp quá trình đăng ký trở nên thuận tiện, nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Thành phần hồ sơ đăng ký lao động
Thành phần hồ sơ
Hồ sơ đăng ký bao gồm Tờ khai đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội theo quy định tại khoản 1 Điều 27 Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15.
Đồng thời, trong tờ khai phải bổ sung các thông tin theo quy định tại điểm a và điểm b khoản 3 Điều 4 Nghị định số 318/2025/NĐ-CP để phục vụ cho việc quản lý, đồng bộ và khai thác dữ liệu về người lao động.
Việc chuẩn bị đầy đủ thành phần hồ sơ theo quy định sẽ giúp quá trình giải quyết thủ tục được thực hiện nhanh chóng, tránh phát sinh việc yêu cầu bổ sung hoặc chỉnh sửa hồ sơ.
Số lượng hồ sơ
Người lao động và người sử dụng lao động chỉ cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ để thực hiện thủ tục đăng ký lao động theo quy định hiện hành.
Quy định này góp phần đơn giản hóa thủ tục hành chính, giảm bớt gánh nặng về giấy tờ và tạo thuận lợi cho các bên trong quá trình thực hiện.
Thời gian giải quyết thủ tục
Theo quy định, thời gian giải quyết thủ tục đăng ký lao động đối với người lao động thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc là 05 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ.
Trong thời hạn này, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ tiến hành kiểm tra, xử lý và cập nhật thông tin vào hệ thống cơ sở dữ liệu về người lao động. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc cần bổ sung, cơ quan có thẩm quyền sẽ hướng dẫn để người thực hiện hoàn thiện theo đúng quy định.
Việc quy định rõ thời gian giải quyết giúp nâng cao tính minh bạch, tạo điều kiện để người lao động và doanh nghiệp chủ động hơn trong việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ liên quan đến bảo hiểm xã hội.
Đối tượng áp dụng
Thủ tục đăng ký lao động nêu trên được áp dụng đối với người lao động thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc theo quy định tại khoản 1 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15.
Đây là những đối tượng có trách nhiệm tham gia bảo hiểm xã hội theo quy định của pháp luật nhằm bảo đảm quyền lợi về an sinh xã hội, bao gồm các chế độ như ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hưu trí và tử tuất.
Việc thực hiện đầy đủ thủ tục đăng ký lao động và tham gia bảo hiểm xã hội không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là cơ sở quan trọng để bảo vệ quyền lợi chính đáng của người lao động trong suốt quá trình làm việc cũng như sau khi chấm dứt quan hệ lao động.
Ý nghĩa của việc đăng ký lao động theo quy định mới
Việc triển khai quy trình đăng ký lao động gắn với thủ tục tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc từ ngày 01/7/2026 được kỳ vọng sẽ nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về lao động, đồng thời đẩy mạnh chuyển đổi số trong lĩnh vực an sinh xã hội.
Đối với người lao động, việc thông tin được cập nhật đầy đủ và chính xác sẽ giúp bảo đảm quyền lợi về bảo hiểm xã hội được thực hiện xuyên suốt, tránh phát sinh tranh chấp hoặc khó khăn khi giải quyết chế độ.
Đối với doanh nghiệp, việc tuân thủ đúng trình tự, thủ tục đăng ký lao động không chỉ giúp thực hiện đầy đủ nghĩa vụ pháp lý mà còn góp phần xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, minh bạch và ổn định.
Có thể thấy, việc đăng ký lao động theo quy định mới là một bước tiến quan trọng trong quá trình hiện đại hóa công tác quản lý lao động và bảo hiểm xã hội, hướng tới mục tiêu xây dựng hệ thống an sinh xã hội đồng bộ, hiệu quả và bền vững trong thời gian tới.
