Kê khai thông tin cá nhân khi đăng ký doanh nghiệp năm 2026: Những điểm mới cần lưu ý

Từ năm 2026, thủ tục đăng ký doanh nghiệp tiếp tục được hoàn thiện theo hướng hiện đại hóa, đơn giản hóa hồ sơ và tăng cường kết nối dữ liệu điện tử. Một trong những nội dung đáng chú ý là việc kê khai thông tin cá nhân của người thành lập doanh nghiệp, người quản lý doanh nghiệp và các cá nhân có liên quan trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được thực hiện theo cơ chế đối chiếu trực tiếp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Quy định này được nêu tại Điều 11 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, nhằm giảm giấy tờ phải nộp, đồng thời bảo đảm tính chính xác, thống nhất của thông tin trong quá trình đăng ký kinh doanh.

1. Người có số định danh cá nhân không phải nộp bản sao giấy tờ pháp lý

Theo quy định mới, trường hợp cá nhân đã có số định danh cá nhân thì khi thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp chỉ cần kê khai các thông tin cơ bản gồm họ, chữ đệm và tên, ngày, tháng, năm sinh, số định danh cá nhân và giới tính. Các thông tin này sẽ được cơ quan đăng ký kinh doanh đối chiếu với dữ liệu đang được lưu giữ tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Đồng thời, cá nhân phải đồng ý cho phép chia sẻ thông tin cá nhân phục vụ việc giải quyết thủ tục đăng ký doanh nghiệp và công tác quản lý nhà nước về đăng ký kinh doanh. Điểm mới quan trọng là khi thông tin cá nhân đã được xác thực thông qua số định danh cá nhân, người nộp hồ sơ sẽ không phải nộp kèm bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân như trước đây. Tuy nhiên, nếu thông tin kê khai không thống nhất với dữ liệu dân cư thì cá nhân có trách nhiệm cập nhật, điều chỉnh để bảo đảm chính xác trước khi nộp hồ sơ.

2. Trường hợp không có số định danh cá nhân phải nộp thêm giấy tờ gì?

Đối với cá nhân chưa có số định danh cá nhân, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải kèm theo bản sao hộ chiếu, hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực theo quy định pháp luật. Đây là căn cứ để cơ quan đăng ký kinh doanh xác minh danh tính của người nộp hồ sơ và các cá nhân có liên quan đến việc thành lập, quản lý doanh nghiệp.

Quy định này áp dụng đối với chủ sở hữu, thành viên, cổ đông, người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền, người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh. Như vậy, pháp luật đã thiết kế cơ chế linh hoạt để phù hợp với từng nhóm đối tượng, đặc biệt là trường hợp có yếu tố nước ngoài hoặc chưa được cấp số định danh cá nhân tại Việt Nam.

3. Xử lý trường hợp hệ thống dữ liệu dân cư bị gián đoạn

Trong thực tiễn, việc kết nối giữa Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư có thể bị gián đoạn. Để bảo đảm việc tiếp nhận và giải quyết hồ sơ không bị đình trệ, Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định rằng khi xảy ra tình huống này, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải kèm theo bản sao thẻ Căn cước, thẻ Căn cước công dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ thay thế hộ chiếu còn hiệu lực theo quy định.

Quy định này có ý nghĩa quan trọng trong việc duy trì tính liên tục của thủ tục hành chính, tránh tình trạng hồ sơ bị treo do lỗi kỹ thuật hoặc gián đoạn kết nối dữ liệu. Đồng thời, đây cũng là cơ chế dự phòng cần thiết để cơ quan đăng ký kinh doanh vẫn có đủ căn cứ xác thực thông tin cá nhân của người nộp hồ sơ và các chủ thể liên quan.

4. Những thông tin cá nhân được chia sẻ từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư

Theo quy định, các thông tin cá nhân được chia sẻ từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư sang Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bao gồm:

• Họ, chữ đệm và tên;
• Ngày, tháng, năm sinh;
• Số định danh cá nhân;
• Giới tính;
• Dân tộc;
• Quốc tịch;
• Nơi thường trú;
• Nơi ở hiện tại.

Việc chia sẻ dữ liệu này phục vụ cho mục đích tiếp nhận, giải quyết thủ tục đăng ký doanh nghiệp, đồng thời góp phần xây dựng hệ thống quản lý nhà nước đồng bộ, hiện đại và minh bạch. Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm lưu trữ, bảo mật, sao lưu và sử dụng thông tin đúng mục đích theo quy định của pháp luật, bảo đảm an toàn thông tin và quyền riêng tư của cá nhân.

5. Đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử từ năm 2026

Song song với việc đơn giản hóa thành phần hồ sơ, pháp luật tiếp tục khuyến khích mạnh mẽ hình thức đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử. Theo Điều 37 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp có thể sử dụng tài khoản định danh điện tử để thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Hình thức đăng ký trực tuyến mang lại nhiều lợi ích thiết thực như tiết kiệm thời gian đi lại, giảm chi phí in ấn, sao y và nộp hồ sơ giấy. Bên cạnh đó, việc xử lý hồ sơ điện tử còn góp phần nâng cao tính minh bạch, hạn chế sai sót trong quá trình tiếp nhận và giải quyết thủ tục. Đây cũng là xu hướng phù hợp với mục tiêu xây dựng nền hành chính số và môi trường kinh doanh thuận lợi, hiện đại.

6. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp từ ngày 01/7/2025 có gì đáng chú ý?

Một điểm rất đáng lưu ý là từ ngày 01/7/2025, thành phần hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đối với doanh nghiệp tư nhân, công ty hợp danh, công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần đã được tinh gọn hơn. Theo đó, nếu cá nhân đã kê khai số định danh cá nhân theo đúng quy định tại khoản 1 Điều 11 Nghị định 168/2025/NĐ-CP thì hồ sơ đăng ký doanh nghiệp sẽ không bao gồm bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đó.

Đối với doanh nghiệp tư nhân, công ty hợp danh, công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần, quy định mới này giúp giảm đáng kể số lượng giấy tờ phải nộp, đồng thời tạo thuận lợi cho quá trình xử lý hồ sơ của cơ quan đăng ký kinh doanh. Việc sử dụng số định danh cá nhân như một công cụ xác thực chính thức cho thấy hệ thống pháp luật đang từng bước chuyển từ quản lý bằng giấy tờ sang quản lý bằng dữ liệu.

Tuy nhiên, để được áp dụng cơ chế này, cá nhân cần bảo đảm thông tin kê khai chính xác, thống nhất với dữ liệu dân cư. Nếu có sai lệch, việc điều chỉnh cần được thực hiện kịp thời để tránh phát sinh vướng mắc trong quá trình nộp hồ sơ hoặc sau khi doanh nghiệp đã được cấp đăng ký.

Nhìn chung, các quy định mới về kê khai thông tin cá nhân khi đăng ký doanh nghiệp từ năm 2026 không chỉ giúp đơn giản hóa thủ tục mà còn thể hiện rõ định hướng xây dựng nền hành chính hiện đại, lấy dữ liệu làm trung tâm và lấy người dân, doanh nghiệp làm đối tượng phục vụ. Việc nắm rõ các quy định này sẽ giúp cá nhân, tổ chức chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, đúng quy định, hạn chế sai sót và tiết kiệm thời gian khi thực hiện thủ tục thành lập doanh nghiệp.