HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ GHI SAI TÊN HÀNG HÓA: QUY ĐỊNH XỬ LÝ MỚI CẦN BIẾT
Trong quá trình lập hóa đơn điện tử, trường hợp ghi sai tên hàng hóa hoặc các nội dung khác trên hóa đơn có thể xảy ra. Khi phát hiện hóa đơn đã lập có sai sót, người bán cần xác định đúng trường hợp để thực hiện điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế theo quy định.
Người bán được lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn có sai sót
Căn cứ quy định tại điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai các nội dung về mã số thuế; tên hàng hóa, hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng; số tiền ghi trên hóa đơn; thuế suất; tiền thuế hoặc các nội dung bắt buộc khác thì người bán có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử.
Trường hợp người bán lựa chọn điều chỉnh, người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập sai. Hóa đơn điện tử điều chỉnh phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Trường hợp người bán lựa chọn lập hóa đơn thay thế, người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập sai. Hóa đơn điện tử mới thay thế phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Sau khi lập hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế, người bán thực hiện ký số trên hóa đơn. Đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, người bán gửi hóa đơn cho người mua. Đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, người bán gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới, sau đó gửi cho người mua.
Một hóa đơn có thể điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn sai
Trường hợp trong tháng người bán đã lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua trong cùng tháng, người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai trong cùng tháng.
Khi thực hiện theo hình thức này, người bán phải đính kèm bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục III kèm theo Thông tư.
Quy định này cho phép người bán xử lý nhiều hóa đơn có cùng nội dung sai sót trong cùng tháng bằng một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, thay vì phải lập riêng đối với từng hóa đơn.
Cần lập văn bản thỏa thuận hoặc thông báo trước khi xử lý hóa đơn sai
Trước khi thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn, người bán cần lưu ý quy định về việc lập văn bản thỏa thuận hoặc thông báo.
Trường hợp người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai. Người bán có trách nhiệm lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
Trường hợp người mua là cá nhân, người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán nếu có.
Ba trường hợp không bắt buộc lập văn bản thỏa thuận
Người bán không bắt buộc phải lập văn bản thỏa thuận trong các trường hợp sau:
- Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định điểm a.1 khoản 3 Điều 16 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP;
- Chuyển cơ sở dữ liệu thông tin chi tiết giao dịch phát sinh theo Bảng thông tin chi tiết giao dịch theo quy định tại điểm a.2 khoản 3 Điều 16 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP;
- Hoạt động mua bán hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số khác.
Một số loại hóa đơn chỉ được lập hóa đơn thay thế
Theo điểm c khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai là hóa đơn điện tử từ máy tính tiền hoặc hóa đơn điện tử bán hàng hóa là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu, sử dụng tài sản thì người bán lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập sai.
Khi trả lại tài sản đã đăng ký, người mua thực hiện lập hóa đơn
Trường hợp hàng hóa là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu theo quy định của pháp luật và tài sản đã được đăng ký theo tên người mua thì khi trả lại hàng hóa đảm bảo phù hợp với pháp luật liên quan, nếu người mua là đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử thì người mua thực hiện lập hóa đơn trả lại hàng cho người bán.
