Từ 01/7/2026, đơn khiếu nại, tố cáo bằng giấy bắt buộc phải được số hóa và cập nhật vào Cơ sở dữ liệu quốc gia

Từ ngày 01/7/2026, việc tiếp nhận và xử lý đơn khiếu nại, tố cáo sẽ có sự thay đổi quan trọng nhằm thúc đẩy chuyển đổi số trong hoạt động của các cơ quan nhà nước. Theo Nghị định số 197/2026/NĐ-CP của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu quốc gia về tiếp công dân, xử lý đơn, giải quyết khiếu nại, tố cáo, mọi đơn khiếu nại, tố cáo được tiếp nhận dưới hình thức bản giấy đều phải được số hóa và cập nhật vào Cơ sở dữ liệu quốc gia.

Đây là một trong những điểm mới đáng chú ý của Nghị định 197/2026/NĐ-CP, góp phần hiện đại hóa công tác tiếp công dân, nâng cao hiệu quả quản lý, đồng thời tăng cường tính công khai, minh bạch trong quá trình tiếp nhận và giải quyết khiếu nại, tố cáo.

Quy định mới về việc nhập dữ liệu tiếp nhận khiếu nại, tố cáo vào Cơ sở dữ liệu quốc gia

Điều 10 Nghị định 197/2026/NĐ-CP quy định cụ thể về việc ghi nhận và nhập dữ liệu đối với các đơn khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh vào Cơ sở dữ liệu quốc gia. Theo đó, toàn bộ quá trình tiếp nhận thông tin phải được thực hiện thống nhất trên hệ thống điện tử nhằm bảo đảm dữ liệu được quản lý tập trung, đầy đủ và chính xác.

1. Tiếp nhận thông tin theo đúng các hình thức do pháp luật quy định

Việc ghi nhận và nhập dữ liệu đối với đơn khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh được thực hiện trên cơ sở các hình thức tiếp nhận đã được pháp luật quy định.

Theo đó, cơ quan có thẩm quyền vẫn tiếp nhận đơn thông qua các phương thức hợp pháp như:

• Tiếp nhận trực tiếp tại nơi tiếp công dân;
• Tiếp nhận thông qua dịch vụ bưu chính;
• Các hình thức tiếp nhận khác theo quy định của pháp luật.

Dù được tiếp nhận bằng bất kỳ hình thức nào, thông tin sau khi tiếp nhận đều phải được ghi nhận trên hệ thống Cơ sở dữ liệu quốc gia để phục vụ việc quản lý, theo dõi và giải quyết.

Đơn khiếu nại, tố cáo bằng giấy bắt buộc phải được số hóa

Một điểm mới quan trọng của Nghị định 197/2026/NĐ-CP là quy định rõ trách nhiệm số hóa đơn giấy.

Theo khoản 2 Điều 10, nội dung tiếp nhận phải được ghi nhận đầy đủ, chính xác và kịp thời trên Sổ tiếp công dân điện tử thuộc Cơ sở dữ liệu quốc gia.

Đặc biệt, đối với trường hợp người dân nộp đơn khiếu nại, tố cáo bằng bản giấy, cơ quan tiếp nhận không chỉ lưu giữ hồ sơ giấy như trước đây mà còn phải:

• Thực hiện số hóa toàn bộ đơn;
• Nhập dữ liệu điện tử;
• Cập nhật đầy đủ nội dung vào Cơ sở dữ liệu quốc gia.

Việc số hóa giúp các cơ quan quản lý hồ sơ tập trung trên môi trường điện tử, hạn chế thất lạc tài liệu, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu, theo dõi, thống kê và quản lý quá trình giải quyết vụ việc.

Đây cũng là bước tiến quan trọng trong lộ trình xây dựng nền hành chính điện tử và Chính phủ số, giảm dần sự phụ thuộc vào hồ sơ giấy truyền thống.

Trách nhiệm của cơ quan tiếp nhận khi đơn được gửi qua dịch vụ bưu chính

Đối với các đơn khiếu nại, tố cáo, kiến nghị hoặc phản ánh được gửi thông qua dịch vụ bưu chính, Nghị định 197/2026/NĐ-CP quy định rõ trách nhiệm của cơ quan tiếp nhận.

Sau khi nhận được đơn, cơ quan có thẩm quyền phải thực hiện đầy đủ các công việc sau:

• Kiểm tra nội dung và hình thức của đơn;
• Nhập dữ liệu vào Cơ sở dữ liệu quốc gia;
• Cập nhật đầy đủ các thông tin theo quy định.

Như vậy, dù người dân trực tiếp đến nộp đơn hay gửi đơn qua đường bưu điện thì quy trình quản lý dữ liệu sau khi tiếp nhận đều được thực hiện thống nhất trên hệ thống điện tử.

Điều này góp phần bảo đảm mọi đơn thư đều được quản lý đồng bộ, hạn chế tình trạng bỏ sót hoặc chậm cập nhật thông tin trong quá trình xử lý.

Việc tiếp nhận dữ liệu phải bảo đảm công khai, minh bạch và đúng thẩm quyền

Nghị định cũng đặt ra yêu cầu đối với toàn bộ quá trình tiếp nhận và quản lý dữ liệu.

Theo đó, việc tiếp nhận dữ liệu khiếu nại, tố cáo, kiến nghị và phản ánh phải bảo đảm các nguyên tắc:

• Công khai;
• Minh bạch;
• Đúng thẩm quyền;
• Đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật.

Đây là yêu cầu quan trọng nhằm bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của người dân, đồng thời nâng cao trách nhiệm của cơ quan, tổ chức và người có thẩm quyền trong quá trình tiếp nhận và giải quyết đơn.

Điểm mới nổi bật so với quy định trước đây

So với các quy định trước đây, việc bắt buộc số hóa đơn khiếu nại, tố cáo bằng giấy là nội dung hoàn toàn mới.

Trước thời điểm Nghị định 197/2026/NĐ-CP có hiệu lực, pháp luật chưa có quy định thống nhất yêu cầu cơ quan tiếp nhận phải số hóa toàn bộ đơn giấy và cập nhật lên một Cơ sở dữ liệu quốc gia dùng chung.

Việc bổ sung quy định này thể hiện định hướng đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhà nước, xây dựng hệ thống dữ liệu tập trung, thống nhất trên phạm vi cả nước.

Không chỉ giúp tiết kiệm thời gian xử lý hồ sơ, việc số hóa còn tạo điều kiện thuận lợi cho công tác thống kê, giám sát, theo dõi tiến độ giải quyết, đồng thời nâng cao hiệu quả phối hợp giữa các cơ quan có thẩm quyền.

Mọi đơn giấy sau khi tiếp nhận đều phải được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu quốc gia

Có thể thấy, theo quy định mới, không phân biệt đơn được nộp trực tiếp hay gửi qua dịch vụ bưu chính, nếu được tiếp nhận dưới dạng bản giấy thì cơ quan có thẩm quyền đều phải thực hiện:

• Số hóa hồ sơ;
• Nhập dữ liệu điện tử;
• Cập nhật đầy đủ thông tin vào Cơ sở dữ liệu quốc gia.

Quy định này giúp hình thành hệ thống quản lý thống nhất đối với toàn bộ đơn khiếu nại, tố cáo, kiến nghị và phản ánh trên phạm vi cả nước, hạn chế tình trạng quản lý thủ công, phân tán như trước đây.

Quy định về cập nhật dữ liệu phân loại và xử lý đơn

Ngoài quy định về tiếp nhận dữ liệu, Điều 11 Nghị định 197/2026/NĐ-CP còn quy định chi tiết việc cập nhật dữ liệu trong quá trình phân loại và xử lý đơn.

Theo đó, việc phân loại và xử lý đơn phải được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật về tiếp công dân, khiếu nại và tố cáo.

Đồng thời, toàn bộ thông tin liên quan đến quá trình phân loại, xử lý phải được cập nhật đầy đủ, chính xác và kịp thời vào Cơ sở dữ liệu quốc gia.

Đối với việc chuyển đơn đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết, quá trình này cũng phải được thực hiện đồng thời trên hệ thống điện tử nhằm bảo đảm xác định rõ:

• Cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị có thẩm quyền giải quyết;
• Người có thẩm quyền xử lý;
• Thời điểm chuyển đơn;
• Trạng thái xử lý của từng vụ việc.

Việc quản lý toàn bộ quá trình xử lý trên hệ thống dữ liệu giúp nâng cao tính minh bạch, dễ dàng theo dõi tiến độ giải quyết và tăng cường trách nhiệm của cơ quan thực hiện.

Cơ quan tiếp nhận có trách nhiệm xác nhận việc tiếp nhận và tổ chức giải quyết theo quy định

Bên cạnh việc số hóa và cập nhật dữ liệu, Nghị định 197/2026/NĐ-CP còn quy định cơ quan tiếp nhận phải thực hiện xác nhận việc đã tiếp nhận đơn trên Cơ sở dữ liệu quốc gia.

Sau khi hoàn tất việc ghi nhận thông tin, cơ quan có thẩm quyền sẽ tổ chức xử lý, phân loại và giải quyết vụ việc theo đúng trình tự, thủ tục do pháp luật quy định.

Quy định này góp phần hình thành quy trình quản lý khép kín từ khâu tiếp nhận, số hóa, phân loại, chuyển đơn cho đến giải quyết và theo dõi kết quả trên cùng một hệ thống dữ liệu thống nhất.