TỪ NGÀY 10/10/2026, ÁP DỤNG QUY ĐỊNH MỚI VỀ THỰC HIỆN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TRÊN MÔI TRƯỜNG ĐIỆN TỬ
Ngày 30/9/2026, Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Thông tư số 14/2026/TT-BTP hướng dẫn về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử. Thông tư tập trung quy định về số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính; rà soát, đánh giá thủ tục hành chính để cung cấp dịch vụ công trực tuyến, dịch vụ công trực tuyến chủ động và tái cấu trúc quy trình thủ tục hành chính.
Thông tư 14/2026/TT-BTP có hiệu lực thi hành từ ngày 10/10/2026, tạo cơ sở pháp lý cụ thể hơn cho việc đẩy mạnh giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, tăng cường khai thác, chia sẻ dữ liệu và giảm giấy tờ, thời gian, chi phí thực hiện thủ tục hành chính.
Ảnh minh họa ̣(Internet)
1. Phạm vi điều chỉnh của Thông tư 14/2026/TT-BTP
Theo Điều 1, Thông tư 14/2026/TT-BTP hướng dẫn ba nhóm nội dung chính gồm:
- Số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính;
- Rà soát, đánh giá thủ tục hành chính đáp ứng yêu cầu xây dựng dịch vụ công trực tuyến, dịch vụ công trực tuyến chủ động;
- Rà soát, tái cấu trúc quy trình thủ tục hành chính.
Đối tượng áp dụng bao gồm cơ quan nhà nước, tổ chức, cá nhân tham gia quá trình thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, cung cấp dịch vụ công trực tuyến và dịch vụ công trực tuyến chủ động.
Điểm đáng chú ý là Thông tư không chỉ quy định việc chuyển hồ sơ giấy sang dữ liệu điện tử mà còn đặt ra yêu cầu tái cấu trúc toàn bộ quy trình thủ tục hành chính dựa trên dữ liệu, hướng đến giảm các bước xử lý thủ công và hạn chế việc người dân, doanh nghiệp phải trực tiếp đến cơ quan nhà nước.
2. Những giấy tờ, tài liệu thuộc phạm vi số hóa
Thông tư quy định nhiều nhóm giấy tờ, tài liệu thuộc phạm vi thực hiện số hóa, trong đó có thành phần hồ sơ là kết quả giải quyết thủ tục hành chính trước đó chưa được số hóa; hồ sơ phải số hóa theo pháp luật chuyên ngành; hồ sơ cần số hóa theo yêu cầu quản lý và hồ sơ được số hóa theo nhu cầu của tổ chức, cá nhân.
Việc nộp các giấy tờ này có thể được thực hiện dưới các hình thức như bản chính, bản sao điện tử được cấp từ sổ gốc, bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính của kết quả giải quyết thủ tục hành chính hoặc bản chụp điện tử có bản chính để đối chiếu.
Tuy nhiên, không phải mọi giấy tờ đều phải số hóa. Thông tư loại trừ một số trường hợp, chẳng hạn giấy tờ đã được các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành hoặc hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính chia sẻ dưới dạng dữ liệu và có giá trị pháp lý; giấy tờ chỉ yêu cầu xuất trình khi nộp hồ sơ và tài liệu mật theo quy định pháp luật.
3. Số hóa hồ sơ phải bảo đảm tính đầy đủ, chính xác và bảo vệ dữ liệu
Một trong những yêu cầu quan trọng được đặt ra là quá trình số hóa phải bảo đảm tính đầy đủ, chính xác, toàn vẹn của dữ liệu và tính hoàn thiện về nội dung, quy trình số hóa.
Đồng thời, quá trình số hóa phải bảo đảm các nguyên tắc về bảo vệ dữ liệu cá nhân, không làm xâm hại hoặc ảnh hưởng đến quyền, lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân. Dữ liệu điện tử của giấy tờ phải lưu các trường dữ liệu đặc tả để có thể tái sử dụng trong các thủ tục hành chính khác có liên quan.
Quy trình số hóa được thực hiện qua bốn bước cơ bản:
- Sao chụp giấy tờ, chuyển sang bản điện tử;
- Bóc tách dữ liệu;
- Cấp mã kết quả số hóa;
- Lưu kết quả số hóa.
Đối với việc sao chụp giấy tờ, người có trách nhiệm số hóa phải bảo đảm bản điện tử phản ánh đầy đủ, chính xác nội dung bản gốc, đúng số lượng trang và đúng thứ tự. Bản sao chụp điện tử được ký số cá nhân của người thực hiện số hóa theo quy định.
4. Tăng cường sử dụng công nghệ OCR và dữ liệu định danh
Thông tư 14/2026/TT-BTP quy định việc bóc tách dữ liệu được thực hiện thông qua công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR). Trường hợp không thể sử dụng OCR thì người có trách nhiệm số hóa phải tự nhập dữ liệu, bảo đảm đầy đủ và chính xác.
Dữ liệu được bóc tách tối thiểu gồm nhiều trường thông tin như mã loại giấy tờ; số định danh cá nhân hoặc mã định danh điện tử của tổ chức; tên giấy tờ; số, ký hiệu; ngày cấp; cơ quan cấp; trích yếu nội dung chính và thời hạn hiệu lực nếu có.
Đáng chú ý, sau khi kết quả số hóa được ký số cơ quan, lưu theo quy định và có giá trị pháp lý thì các dữ liệu đặc tả đã được bóc tách có giá trị sử dụng như thông tin trong giấy tờ được số hóa.
5. Kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử có giá trị pháp lý như bản giấy
Theo Thông tư, kết quả giải quyết thủ tục hành chính bản điện tử phải bảo đảm thể thức theo quy định của pháp luật chuyên ngành về công tác văn thư và có giá trị pháp lý như kết quả giải quyết thủ tục hành chính bằng bản giấy.
Kết quả điện tử được lưu vào cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành hoặc Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính. Trường hợp chưa có cơ sở dữ liệu phù hợp thì được lưu vào Kho dữ liệu hồ sơ thủ tục hành chính.
Quy định này góp phần tạo cơ sở cho việc sử dụng kết quả điện tử trong các giao dịch, thủ tục hành chính tiếp theo, hạn chế việc phải cung cấp lại hồ sơ giấy khi dữ liệu đã được số hóa và có giá trị pháp lý.
6. Tiêu chí để cung cấp dịch vụ công trực tuyến
Thông tư 14/2026/TT-BTP đặt ra các tiêu chí để xác định thủ tục hành chính đủ điều kiện cung cấp dịch vụ công trên môi trường điện tử.
Theo đó, thủ tục hành chính được ưu tiên rà soát, đánh giá nếu pháp luật chuyên ngành cho phép thực hiện trên môi trường điện tử, có số lượng đối tượng và tần suất thực hiện lớn, có khả năng kết nối, liên thông, chia sẻ dữ liệu và việc cung cấp trực tuyến có khả năng cắt giảm thời gian, chi phí tuân thủ cho người dân, doanh nghiệp.
Một thủ tục hành chính được tái cấu trúc để cung cấp trực tuyến cần hướng tới việc giảm đi lại, giảm tiếp xúc trực tiếp, giảm các bước xử lý thủ công, tái sử dụng hồ sơ và kết quả đã được số hóa, đồng thời tích hợp thanh toán trực tuyến đối với thủ tục có nghĩa vụ tài chính.
Bên cạnh đó, dịch vụ công trực tuyến phải bảo đảm sự đồng bộ về giao diện, công khai quá trình và kết quả giải quyết, đồng thời có chức năng phản hồi, đánh giá mức độ hài lòng và tiếp nhận, trả lời phản ánh, kiến nghị.
7. Bốn mức độ của dịch vụ công trực tuyến chủ động
Một nội dung đáng chú ý khác của Thông tư là quy định về dịch vụ công trực tuyến chủ động với các mức độ ngày càng cao.
Mức độ 1 là dịch vụ công trực tuyến chủ động nhắc thực hiện, dựa trên dữ liệu để phát hiện thời điểm, sự kiện hoặc nghĩa vụ phát sinh và thông báo, nhắc nhở tổ chức, cá nhân.
Mức độ 2 là chủ động nhắc và chuẩn bị hồ sơ, trong đó hệ thống có thể sử dụng dữ liệu sẵn có để điền một số thông tin vào biểu mẫu điện tử hoặc thay thế một số thành phần hồ sơ.
Mức độ 3 là chủ động nhắc, chuẩn bị hồ sơ và khuyến nghị phương án dịch vụ. Hệ thống có thể phân tích, so sánh và đưa ra khuyến nghị để tổ chức, cá nhân lựa chọn phương án phù hợp trên cơ sở bảo đảm lợi ích hợp pháp.
Mức độ 4 là mức cao nhất, bao gồm nhắc, chuẩn bị hồ sơ, khuyến nghị phương án dịch vụ và tự động thực hiện. Hệ thống có thể tự động hoàn thành biểu mẫu, xác định nghĩa vụ tài chính và thực hiện dịch vụ công trực tuyến theo điều kiện quy định; đồng thời phải gửi dự thảo kết quả để tổ chức, cá nhân có quyền xác nhận, từ chối hoặc yêu cầu điều chỉnh.
8. Tái cấu trúc quy trình thủ tục hành chính theo hướng giảm giấy tờ, giảm đi lại
Thông tư yêu cầu thủ tục hành chính phải được tái cấu trúc quy trình trước khi tích hợp, cung cấp trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia và Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính.
Việc tái cấu trúc hướng đến các kết quả như:
- Cắt giảm thủ tục hành chính không cần thiết;
- Giảm việc đi lại, tiếp xúc trực tiếp;
- Giảm hồ sơ, giấy tờ phải cung cấp;
- Giảm các bước xử lý trực tiếp hoặc thủ công của cơ quan nhà nước.
Đặc biệt, khi dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu đã được công bố, chia sẻ và sẵn sàng khai thác để thay thế giấy tờ trong thành phần hồ sơ, việc tái cấu trúc quy trình phải được hoàn thành trong thời hạn 15 ngày làm việc kể từ thời điểm dữ liệu được công bố, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác.
