ĐIỂM MỚI VỀ QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU VÀ CẤP PHIẾU LÝ LỊCH TƯ PHÁP THEO NGHỊ ĐỊNH 216/2026/NĐ-CP.
Nghị định 216/2026/NĐ-CP được Chính phủ ban hành đã tạo ra nhiều thay đổi quan trọng trong công tác quản lý cơ sở dữ liệu và thực hiện thủ tục cấp Phiếu lý lịch tư pháp. Những quy định mới không chỉ thay đổi cơ quan chủ trì quản lý mà còn hướng tới xây dựng hệ thống dữ liệu tập trung, tăng cường kết nối, chia sẻ thông tin giữa các cơ quan nhà nước, đẩy mạnh chuyển đổi số và đơn giản hóa thủ tục hành chính cho người dân.
- Bộ Công an chính thức chủ trì xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp
Một trong những thay đổi quan trọng nhất của Nghị định 216/2026/NĐ-CP là việc chuyển trách nhiệm chủ trì xây dựng, quản lý và vận hành cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp từ Bộ Tư pháp sang Bộ Công an.
Trước đây, theo Nghị định 111/2010/NĐ-CP, Bộ Tư pháp là cơ quan chịu trách nhiệm chỉ đạo xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp trên phạm vi cả nước. Đồng thời, Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia trực thuộc Bộ Tư pháp là đơn vị trực tiếp xây dựng, quản lý và khai thác hệ thống dữ liệu này.
Tuy nhiên, với sự phát triển mạnh mẽ của cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và quá trình chuyển đổi số trong hoạt động quản lý nhà nước, việc giao Bộ Công an chủ trì quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp được xem là bước đi phù hợp nhằm đồng bộ hóa dữ liệu dân cư với các cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác.
Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 216/2026/NĐ-CP, Bộ Công an có trách nhiệm tổ chức xây dựng, quản lý, vận hành, bảo vệ và lưu trữ cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp theo quy định của pháp luật. Trong khi đó, Bộ Tư pháp, Bộ Quốc phòng cùng các cơ quan, tổ chức có liên quan tiếp tục thực hiện nhiệm vụ cung cấp, cập nhật thông tin lý lịch tư pháp thuộc phạm vi quản lý của mình để bảo đảm dữ liệu luôn đầy đủ và chính xác.
Sự thay đổi này được kỳ vọng sẽ giúp việc quản lý dữ liệu thống nhất hơn, giảm tình trạng phân tán thông tin giữa nhiều cơ quan, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải quyết các thủ tục hành chính có liên quan đến lý lịch tư pháp.
2. Xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp tập trung trên phạm vi toàn quốc
Một điểm mới đáng chú ý khác là cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp sẽ được xây dựng theo mô hình tập trung thay vì phân tán như trước đây.
Theo quy định cũ, dữ liệu lý lịch tư pháp được quản lý tại Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia và các Sở Tư pháp địa phương. Hồ sơ được lưu trữ dưới cả hai hình thức là hồ sơ giấy và dữ liệu điện tử được chuyển đổi từ hồ sơ giấy.
Mô hình này đã phát huy hiệu quả trong một thời gian dài nhưng cũng bộc lộ nhiều hạn chế, như dữ liệu chưa được đồng bộ hoàn toàn giữa các địa phương, việc tra cứu và chia sẻ thông tin còn phụ thuộc vào quá trình phối hợp giữa nhiều cơ quan.
Để khắc phục những tồn tại này, khoản 2 và khoản 3 Điều 4 Nghị định 216/2026/NĐ-CP quy định cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp được xây dựng tập trung theo nguyên tắc mở, bảo đảm khả năng kết nối, chia sẻ và khai thác dữ liệu một cách hiệu quả. Đồng thời, các thông tin đã tồn tại trong những cơ sở dữ liệu được kết nối sẽ không phải thu thập lại. Mọi hoạt động truy cập, chỉnh sửa và cập nhật dữ liệu đều phải được lưu vết để phục vụ công tác quản lý và kiểm tra khi cần thiết.
Quy định mới góp phần hạn chế tình trạng trùng lặp thông tin, giảm chi phí quản lý dữ liệu và tăng tính minh bạch trong quá trình khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp.
- Sử dụng số định danh cá nhân làm thông tin gốc để kết nối dữ liệu
Nghị định 216/2026/NĐ-CP cũng thống nhất việc sử dụng số định danh cá nhân làm thông tin gốc trong quá trình kết nối và đồng bộ dữ liệu lý lịch tư pháp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
Theo quy định trước đây, các cơ quan quản lý dân cư, hộ tịch, hộ khẩu hoặc chứng minh nhân dân có trách nhiệm cung cấp thông tin nhằm xác định nhân thân của người được lập lý lịch tư pháp. Tuy nhiên, Nghị định 111/2010/NĐ-CP chưa quy định một loại thông tin định danh thống nhất làm cơ sở đối chiếu giữa các hệ thống dữ liệu.
Khoản 2 Điều 5 Nghị định 216/2026/NĐ-CP đã khắc phục hạn chế này bằng việc quy định rõ số định danh cá nhân là thông tin gốc để kết nối, đối soát và đồng bộ dữ liệu. Đối với trường hợp người không có số định danh cá nhân thì sử dụng số hộ chiếu theo quy định của pháp luật.
Việc thống nhất sử dụng một mã định danh duy nhất không chỉ giúp nâng cao độ chính xác của dữ liệu mà còn giảm đáng kể nguy cơ trùng lặp thông tin, sai lệch hồ sơ hoặc phát sinh nhiều bản ghi đối với cùng một cá nhân.
Trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay, đây là nền tảng quan trọng để kết nối các cơ sở dữ liệu quốc gia, phục vụ giải quyết thủ tục hành chính nhanh chóng, chính xác và thuận tiện hơn.
- Bắt buộc kết nối, chia sẻ dữ liệu lý lịch tư pháp trong thời hạn không quá 01 ngày làm việc
Một trong những điểm mới có tác động trực tiếp đến hiệu quả xử lý thủ tục hành chính là việc quy định cụ thể thời hạn kết nối và chia sẻ dữ liệu giữa các cơ sở dữ liệu chuyên ngành.
Theo Nghị định 111/2010/NĐ-CP, việc cung cấp thông tin lý lịch tư pháp chủ yếu được thực hiện thông qua cơ chế yêu cầu giữa các cơ quan có liên quan và định kỳ rà soát dữ liệu theo quý. Điều này khiến quá trình cập nhật thông tin trong nhiều trường hợp chưa thực sự kịp thời.
Để đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số, khoản 2 Điều 6 Nghị định 216/2026/NĐ-CP quy định việc kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành là hoạt động bắt buộc. Việc chia sẻ dữ liệu được thực hiện thông qua Nền tảng chia sẻ, điều phối dữ liệu quốc gia (NDOP), giao diện lập trình ứng dụng (API) hoặc cơ chế đồng bộ dữ liệu tự động giữa các hệ thống thông tin của các bộ, ngành.
Đặc biệt, khoản 1 Điều 7 Nghị định 216/2026/NĐ-CP quy định việc đồng bộ dữ liệu phải được thực hiện trong thời hạn không quá 01 ngày làm việc kể từ thời điểm thông tin được cập nhật vào cơ sở dữ liệu chuyên ngành.
- Không được yêu cầu người dân cung cấp lại thông tin lý lịch tư pháp đã có trong cơ sở dữ liệu
Một trong những nguyên tắc quan trọng được Nghị định 216/2026/NĐ-CP bổ sung là các cơ quan, tổ chức không được yêu cầu cá nhân cung cấp lại thông tin lý lịch tư pháp nếu thông tin đó đã được cập nhật và chia sẻ trong cơ sở dữ liệu.
Theo quy định trước đây tại Nghị định 111/2010/NĐ-CP, Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia và Sở Tư pháp có quyền gửi văn bản đề nghị các cơ quan có thẩm quyền cung cấp thông tin phục vụ việc lập và cập nhật lý lịch tư pháp. Tuy nhiên, pháp luật chưa đặt ra nguyên tắc thống nhất về việc cơ quan nhà nước phải chủ động khai thác dữ liệu đã có, dẫn đến thực tế nhiều trường hợp người dân vẫn phải nộp lại những giấy tờ hoặc thông tin mà cơ quan nhà nước đang quản lý.
Để khắc phục tình trạng này, khoản 4 Điều 6 Nghị định 216/2026/NĐ-CP quy định rõ cơ quan, tổ chức không được yêu cầu cá nhân cung cấp lại thông tin lý lịch tư pháp nếu dữ liệu đó đã có trong hệ thống và đã được kết nối, chia sẻ giữa các cơ quan có thẩm quyền. Chỉ trong trường hợp cần xác minh tính chính xác hoặc thông tin khai thác chưa đầy đủ, chưa chính xác thì cơ quan có thẩm quyền mới được yêu cầu bổ sung tài liệu theo quy định của pháp luật.
Đây là một bước tiến quan trọng trong cải cách thủ tục hành chính theo nguyên tắc “dữ liệu có một lần, sử dụng nhiều lần”. Thay vì yêu cầu người dân phải nhiều lần kê khai hoặc nộp lại cùng một loại giấy tờ, các cơ quan nhà nước có trách nhiệm chủ động khai thác dữ liệu từ hệ thống đã được kết nối.
Đối với người dân và doanh nghiệp, quy định này giúp giảm đáng kể thời gian chuẩn bị hồ sơ, hạn chế phát sinh chi phí sao y, chứng thực và đi lại. Đồng thời, cơ quan nhà nước cũng giảm được khối lượng công việc trong việc tiếp nhận và kiểm tra các giấy tờ đã có sẵn trên hệ thống.
- Công an cấp tỉnh lập lý lịch tư pháp đối với người bị cấm thành lập, quản lý doanh nghiệp
Nghị định 216/2026/NĐ-CP cũng có sự thay đổi về cơ quan lập lý lịch tư pháp đối với người bị cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập hoặc quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã.
Theo Nghị định 111/2010/NĐ-CP, nhiệm vụ này do Sở Tư pháp nơi người đó thường trú hoặc tạm trú thực hiện. Cách thức quản lý này phù hợp trong giai đoạn trước nhưng chưa đáp ứng yêu cầu đồng bộ dữ liệu khi cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành ngày càng được hoàn thiện.
Khoản 1 Điều 15 Nghị định 216/2026/NĐ-CP quy định Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương là cơ quan có trách nhiệm lập lý lịch tư pháp đối với người bị cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập hoặc quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã theo quy định của Luật Lý lịch tư pháp.
Bên cạnh đó, Nghị định cũng quy định cơ quan thi hành án dân sự có trách nhiệm cung cấp thông tin liên quan đến việc thi hành quyết định tuyên bố phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã và các trường hợp bị cấm thành lập hoặc quản lý doanh nghiệp để cập nhật vào cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp. Điều này góp phần bảo đảm dữ liệu được cập nhật đầy đủ, chính xác và kịp thời.
Việc giao Công an cấp tỉnh thực hiện nhiệm vụ này được kỳ vọng sẽ tăng cường tính thống nhất trong quản lý dữ liệu, đồng thời tạo điều kiện để thông tin được đồng bộ nhanh hơn với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các hệ thống thông tin khác.
- Cá nhân có quyền đề nghị điều chỉnh thông tin lý lịch tư pháp khi phát hiện sai sót
Một điểm mới đáng chú ý khác là Nghị định 216/2026/NĐ-CP đã ghi nhận rõ quyền của cá nhân trong việc yêu cầu điều chỉnh thông tin lý lịch tư pháp nếu phát hiện dữ liệu có sai sót.
Trước đây, Nghị định 111/2010/NĐ-CP chủ yếu quy định việc điều chỉnh dữ liệu khi có sự khác nhau giữa hồ sơ giấy và dữ liệu điện tử. Việc xử lý sai sót chủ yếu do cơ quan quản lý dữ liệu chủ động thực hiện sau khi kiểm tra, xác minh, trong khi chưa có quy định cụ thể về quyền chủ động đề nghị điều chỉnh của cá nhân.
Khoản 1 Điều 18 Nghị định 216/2026/NĐ-CP đã mở rộng các trường hợp được điều chỉnh thông tin lý lịch tư pháp, bao gồm sai sót phát sinh trong quá trình thu thập, cập nhật, quản lý dữ liệu, kết nối và chia sẻ dữ liệu; theo đề nghị của cơ quan có thẩm quyền hoặc theo chính đề nghị của cá nhân.
Sau khi tiếp nhận đề nghị, cơ quan có thẩm quyền cấp Phiếu lý lịch tư pháp có trách nhiệm kiểm tra, xác minh và kịp thời điều chỉnh nếu xác định có sai sót, đồng thời phải thông báo kết quả cho người đã gửi yêu cầu.
- Cá nhân được yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp theo 03 hình thức
Một điểm mới khác của Nghị định 216/2026/NĐ-CP là quy định đầy đủ các hình thức yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp, tạo điều kiện thuận lợi hơn cho người dân trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính.
Theo Nghị định 111/2010/NĐ-CP, chưa có quy định riêng về các phương thức nộp hồ sơ cấp Phiếu lý lịch tư pháp. Nội dung của Nghị định chủ yếu tập trung vào công tác quản lý, xây dựng và khai thác cơ sở dữ liệu, trong khi thủ tục tiếp nhận hồ sơ chưa được quy định đầy đủ theo hướng chuyển đổi số.
Khoản 1 Điều 22 Nghị định 216/2026/NĐ-CP quy định người dân có thể lựa chọn một trong ba hình thức yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp, bao gồm:
- Nộp hồ sơ trực tuyến thông qua ứng dụng định danh điện tử VNeID hoặc Cổng Dịch vụ công quốc gia;
- Nộp hồ sơ thông qua dịch vụ bưu chính;
- Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền cấp Phiếu lý lịch tư pháp.
Việc đa dạng hóa phương thức nộp hồ sơ giúp người dân linh hoạt lựa chọn hình thức phù hợp với điều kiện của mình. Đối với những người ở xa cơ quan giải quyết thủ tục hoặc đang sinh sống, làm việc tại địa phương khác, hình thức trực tuyến và bưu chính sẽ giúp tiết kiệm đáng kể thời gian, chi phí đi lại.
Bên cạnh đó, việc chính thức ghi nhận thủ tục trực tuyến trong Nghị định cũng thể hiện định hướng thúc đẩy xây dựng Chính phủ số, giảm tiếp xúc trực tiếp, nâng cao tính công khai, minh bạch và hiệu quả trong giải quyết thủ tục hành chính.
- Người dân được nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền gần nhất
Một điểm mới mang tính tạo thuận lợi cho người dân là quy định cho phép nộp hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền nơi gần nhất, thay vì chỉ giới hạn theo nơi thường trú hoặc tạm trú như trước đây.
Theo Nghị định 111/2010/NĐ-CP, pháp luật chưa có quy định cho phép cá nhân được lựa chọn cơ quan tiếp nhận hồ sơ theo tiêu chí thuận tiện về địa lý. Điều này khiến nhiều người đang học tập, làm việc hoặc sinh sống xa nơi cư trú phải mất nhiều thời gian, chi phí để thực hiện thủ tục.
Khoản 5 Điều 22 Nghị định 216/2026/NĐ-CP đã khắc phục hạn chế này khi quy định người yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp bằng hình thức trực tiếp được nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền nơi cư trú hoặc tại cơ quan gần nhất.
Đây là quy định mang tính cải cách rõ nét, giúp tăng tính linh hoạt trong giải quyết thủ tục hành chính. Đối với người lao động, sinh viên, người thường xuyên công tác hoặc cư trú tạm thời tại địa phương khác, việc được lựa chọn địa điểm nộp hồ sơ sẽ giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí đi lại.
Đồng thời, quy định này cũng góp phần giảm áp lực tiếp nhận hồ sơ tại một số địa phương có số lượng người dân đến giao dịch lớn, từ đó nâng cao hiệu quả phục vụ của cơ quan có thẩm quyền.
- Quy định cụ thể thời hạn tiếp nhận và xử lý hồ sơ theo từng hình thức nộp
Một trong những điểm nổi bật của Nghị định 216/2026/NĐ-CP là lần đầu tiên quy định cụ thể thời gian tiếp nhận và phản hồi hồ sơ đối với từng phương thức nộp, thay vì chỉ quy định chung như trước đây.
Theo Điều 23 Nghị định 216/2026/NĐ-CP:
- Đối với hồ sơ nộp trực tuyến, trong thời hạn 08 giờ làm việc, hệ thống giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Công an phải thông báo hồ sơ được tiếp nhận hoặc không được tiếp nhận.
- Đối với hồ sơ nộp trực tiếp, trong thời hạn 01 giờ, cơ quan tiếp nhận phải ban hành Giấy tiếp nhận và hẹn trả kết quả hoặc Phiếu yêu cầu bổ sung, Phiếu từ chối nếu hồ sơ chưa đủ điều kiện.
- Đối với hồ sơ gửi qua dịch vụ bưu chính, thời hạn xử lý là 01 ngày làm việc kể từ thời điểm cơ quan có thẩm quyền nhận được hồ sơ.
Ngoài việc quy định rõ thời hạn xử lý, Nghị định còn nhấn mạnh nguyên tắc cơ quan tiếp nhận không được yêu cầu người dân nộp thêm các giấy tờ chứng minh những thông tin đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp.
Việc ấn định thời hạn cụ thể giúp tăng tính minh bạch, tạo cơ sở để người dân giám sát quá trình giải quyết thủ tục hành chính, đồng thời nâng cao trách nhiệm của cơ quan có thẩm quyền trong việc tiếp nhận và xử lý hồ sơ đúng thời hạn.
- Trả Phiếu lý lịch tư pháp điện tử thông qua VNeID và Cổng Dịch vụ công quốc gia
Chuyển đổi số không chỉ được áp dụng trong khâu tiếp nhận hồ sơ mà còn được mở rộng sang giai đoạn trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính.
Theo khoản 1 Điều 25 Nghị định 216/2026/NĐ-CP, người dân thực hiện yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp bằng hình thức trực tuyến sẽ được nhận Phiếu lý lịch tư pháp bản điện tử thông qua ứng dụng định danh điện tử VNeID hoặc Cổng Dịch vụ công quốc gia.
Trong khi đó, đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính, người yêu cầu vẫn được nhận Phiếu lý lịch tư pháp bản giấy theo hình thức đã đăng ký.
Việc bổ sung hình thức trả kết quả điện tử mang lại nhiều lợi ích cho người dân và doanh nghiệp. Người dân có thể tiếp cận kết quả nhanh chóng, hạn chế việc đi lại nhiều lần, đồng thời dễ dàng lưu trữ và sử dụng Phiếu lý lịch tư pháp trong các giao dịch điện tử hoặc khi thực hiện các thủ tục hành chính khác.
Đối với cơ quan nhà nước, đây cũng là bước tiến quan trọng trong quá trình xây dựng nền hành chính số, giảm khối lượng hồ sơ giấy, tiết kiệm chi phí lưu trữ và nâng cao hiệu quả giải quyết công việc.
- Tăng cường bảo đảm an toàn dữ liệu và mở rộng quyền khai thác thông tin lý lịch tư pháp
Bên cạnh việc cải cách thủ tục hành chính, Nghị định 216/2026/NĐ-CP cũng dành nhiều quy định nhằm nâng cao mức độ an toàn của cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp và mở rộng phương thức khai thác dữ liệu phục vụ hoạt động quản lý nhà nước.
Bổ sung quy định về sao lưu dữ liệu định kỳ
Theo điểm e khoản 2 Điều 19 Nghị định 216/2026/NĐ-CP, dữ liệu lý lịch tư pháp phải được sao lưu tối thiểu thành 02 bản, trong đó:
- Dữ liệu phát sinh phải được sao lưu ít nhất 01 lần mỗi ngày;
- Dữ liệu đầy đủ của toàn bộ hệ thống phải được sao lưu ít nhất 01 lần mỗi tuần.
Đồng thời, dữ liệu phải được lưu trữ trên cả hệ thống chính và hệ thống dự phòng nhằm bảo đảm khả năng phục hồi trong trường hợp xảy ra sự cố kỹ thuật, tấn công mạng hoặc truy cập trái phép.
