1. Làm thế nào để đưa chi phí đi công tác của nhân viên vào chi phí hợp lý để được trừ khi tính thuế TNDN?
Có thể hiểu đơn giản, công tác phí là khoản chi phí để trả cho người đi công tác trong nước hoặc ngoài nước, bao gồm các khoản chi phí như: đi lại, tiền ở (thuê khách sạn, nhà nghỉ tại nơi đến công tác), cước hành lý, tài liệu mang theo để làm việc (nếu có),…
Vậy khi công ty, doanh nghiệp cử nhân viên, người lao động đi công tác và có phát sinh chi phí thì làm thế nào để đưa chi phí này vào chi phí hợp lý để được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN?
Về vấn đề này thì căn cứ điểm 2.9 khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC (được sửa đổi bởi Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC) có quy định như sau:
– Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp.
– Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác (bao gồm công tác trong nước và công tác nước ngoài) nếu có phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, chi phí mua vé máy bay mà các khoản chi phí này được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân thì đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
+ Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.
+ Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.
+ Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.
– Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.
Như vậy, để đưa chi phí đi công tác của nhân viên vào chi phí hợp lý để được trừ khi tính thuế TNDN thì cần có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và đáp ứng các điều kiện theo quy định nêu trên.
2. Công ty không được cử người lao động đi công tác xa trong trường hợp nào?
Căn cứ khoản 1 Điều 137 Bộ luật Lao động 2019 có quy định như sau:
Bảo vệ thai sản
- Người sử dụng lao động không được sử dụng người lao động làm việc ban đêm, làm thêm giờ và đi công tác xa trong trường hợp sau đây:
- a) Mang thai từ tháng thứ 07 hoặc từ tháng thứ 06 nếu làm việc ở vùng cao, vùng sâu, vùng xa, biên giới, hải đảo;
- b) Đang nuôi con dưới 12 tháng tuổi, trừ trường hợp được người lao động đồng ý.
Theo đó, công ty không được cử người lao động đi công tác xa trong các trường hợp sau đây:
– Mang thai từ tháng thứ 07 hoặc từ tháng thứ 06 nếu làm việc ở vùng cao, vùng sâu, vùng xa, biên giới, hải đảo;
– Đang nuôi con dưới 12 tháng tuổi, trừ trường hợp được người lao động đồng ý.
3. Người sử dụng lao động có quyền và nghĩa vụ gì?
Quyền và nghĩa vụ của người sử dụng lao động được quy định tại Điều 6 Bộ luật Lao động 2019 như sau:
(1) Người sử dụng lao động có các quyền sau đây:
– Tuyển dụng, bố trí, quản lý, điều hành, giám sát lao động; khen thưởng và xử lý vi phạm kỷ luật lao động;
– Thành lập, gia nhập, hoạt động trong tổ chức đại diện người sử dụng lao động, tổ chức nghề nghiệp và tổ chức khác theo quy định của pháp luật;
– Yêu cầu tổ chức đại diện người lao động thương lượng với mục đích ký kết thỏa ước lao động tập thể; tham gia giải quyết tranh chấp lao động, đình công; đối thoại, trao đổi với tổ chức đại diện người lao động về các vấn đề trong quan hệ lao động, cải thiện đời sống vật chất và tinh thần của người lao động;
– Đóng cửa tạm thời nơi làm việc;
– Các quyền khác theo quy định của pháp luật.
(2) Người sử dụng lao động có các nghĩa vụ sau đây:
– Thực hiện hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể và thỏa thuận hợp pháp khác; tôn trọng danh dự, nhân phẩm của người lao động;
– Thiết lập cơ chế và thực hiện đối thoại, trao đổi với người lao động và tổ chức đại diện người lao động; thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc;
– Đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng nâng cao trình độ, kỹ năng nghề nhằm duy trì, chuyển đổi nghề nghiệp, việc làm cho người lao động;
– Thực hiện quy định của pháp luật về lao động, việc làm, giáo dục nghề nghiệp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và an toàn, vệ sinh lao động; xây dựng và thực hiện các giải pháp phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc;
– Tham gia phát triển tiêu chuẩn kỹ năng nghề quốc gia, đánh giá, công nhận kỹ năng nghề cho người lao động.
